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特許翻訳におけるセキュリティ

特許翻訳では、出願前の未公開の発明情報という、秘匿性の極めて高い情報をお預かりします。ip-pro は、お預かりする情報資産の機密性・完全性・可用性を、品質と同じ重みで運用に組み込んでいます。AI や機械翻訳の活用が広がるなかでも、何をどこまで使ってよいかを社内で明文化し、日々の業務に落とし込んでいます。

翻訳データの取り扱い

お預かりする翻訳データは、お客様の事業の根幹に関わる情報です。ip-pro では、データを「預かり物」として扱う前提で、以下を徹底しています。

• 翻訳データは、お客様ごとに分離して管理します
• 他のお客様の案件に再利用することはありません
• 目的外利用は行いません（機械学習用途での外部提供を含む）
• お預かりした情報にアクセスできるのは、案件担当者と管理者など必要最低限の人員に限り、操作履歴を記録します
• 案件終了後のデータ保管・廃棄についても、お客様のご要望に応じて対応します

社内システムの統括・運用

ip-pro の業務システム・情報基盤は、クラウドサービスからオンプレミス環境、社員の業務端末に至るまで、自社で統括し、設計・構築・運用しています。お客様の情報がどこに、どのように保存・処理されるかを、自社で常に把握できる体制を維持しています。

• 社員の業務端末は、自社で導入・設定・管理を行い、利用状況を継続的に把握しています
• サーバー・社内システムへのアクセス権限は、業務上必要な範囲に限定して付与し、ID管理を一元的に行っています
• 利用するクラウドサービスは、選定・設定・利用範囲の管理を自社で行っています
• システムの設計・構築・運用は外部業者に委託せず、すべて自社で一貫して行っています

セキュリティ・ガバナンス体制

特許翻訳においては、技術的な対策と同じくらい、社内の判断基準を揃えることが重要です。ip-pro では、その判断基準を明文化し、日々の業務に組み込んで運用しています。

• お客様との秘密保持契約（NDA）の締結を前提として業務を受託します
• 社内で扱う個々のアプリ・ソフトウェア・クラウドサービスについて、秘密情報・個人情報の取り扱い可否を一つひとつ明確化しています
• 翻訳・校正・文書比較・社内共有といった業務シーンごとに、使ってよいツールと使ってはいけないツールを明文化しています
• 秘密情報・個人情報の定義と取り扱いルールを社内に周知し、全メンバーが同じ基準で判断できる状態を維持しています
• 業務で利用するソフトウェア・サービスは、許可されたものに限定し、新規導入は申請・承認プロセスを経て管理しています
• これらの方針・基準は、技術や業務環境の変化に応じて継続的に見直しています

AI・機械翻訳の利用に関する方針

AIや機械翻訳の活用は、翻訳の品質と効率の両面で大きな可能性を持つ一方、入力データの取り扱いには慎重さが求められます。ip-pro では、お客様の情報を守ることを最優先に、以下の方針で運用しています。

• AIツールの利用については、利用目的・利用範囲を事前にお客様へ説明し、合意を得た場合にのみ使用します（無断利用は行いません）
• 利用する場合も、入力データが学習に利用されないプラン・設定の機械翻訳・AIのみを利用します
• 無料サービスなど、データが保存・学習に利用される可能性のあるものは業務利用しません
• 外部サービスを利用する際は、各サービスのデータ利用規約、データ保存の有無、データ所在地等を個別に確認した上で採否を判断します
• 新しいAIサービスの導入時には、上記基準に基づき社内で評価したうえで利用可否を判断します

品質を支える運用

セキュリティと品質は、特許翻訳においては表裏一体です。ip-pro では、案件ごとの品質チェック結果や気づきをお客様ごとに蓄積し、同じお客様の次の案件の品質向上に活かしています。これにより、お客様ごとの文体・用語・表現の傾向を継続的に反映できる体制を維持しています。